ChatBot und Datenschutz – das gilt es zu beachten
Mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 wurde der Umgang mit personenbezogenen Daten verschärft. Wenn Sie einen ChatBot oder Live-Chat auf Ihrer Website einsetzen, unterliegen diese Daten auch dem Datenschutz. Daher ist die Nutzung eines deutschen ChatBots ausdrücklich zu empfehlen, da die Datenspeicherung sonst meist im Ausland erfolgt.
Beim Einsatz von einem ChatBot sind folgende Punkte der DSGVO besonders zu beachten:
- Personenbezogene Daten erheben / nutzen
Hier gelten dieselben DSGVO Bestimmungen wie auf Ihrer Website.
Grundsätzlich ist der ChatBot von ChatBot4You vollständig anonym nutzbar. Über den Chat auf der Website werden keine personenbezogenen Daten erfasst, ausser Sie bitten den User um Angabe solcher Daten. Über den Chat im Facebook-Messenger werden Name, Profilbild und Mailadresse des Users erfasst und gespeichert.
- Recht auf Vergessenwerden / Datenauskunft
Jeder User hat das Recht auf Einsicht in die Daten, die ein Unternehmen über sie speichert, diese Daten zu ändern oder zu löschen. Gem. DSGVO hat jeder User das "Recht auf Vergessenwerden". Sofern ein User darauf besteht müssen Sie alle Nutzerdaten aus der Datenbank entfernen.
Jeder User kann den gesamten ChatVerlauf über das Menü im ChatFenster der Website selbst löschen. Sie können jederzeit einen einzelnen Chatverlauf incl. aller Daten dauerhaft und vollständig löschen.
- Einwilligung
Vor dem Speichern von personenbezogenen Daten muss der User in den Speicherprozess einwilligen.
Über den Chat auf der Website werden keine Daten erfasst. Fragen Sie Daten wie E-Mail-Adresse oder Name ab, können Sie über den ChatBot den User auf die Speicherung aufmerksam machen und seine Einwilligung einholen.
- Auftragsverarbeitung
Mit externen Dienstleistern müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO abschließen.
Einen vorgefertigten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung stellen wir Ihnen im Kundenmenü zur Verfügung. Diesen können Sie direkt online mit uns abschließen.
- Datenschutzerklärung
Ihre Datenschutzerklärung sollte aktuell und an die Nutzung des ChatBot oder Live-Chats angepasst werden.
Eine entsprechende Muster-Datenschutzerklärung steht für Sie zum Download bereit.
- IT-Sicherheit
Die DSGVO verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz zu ergreifen.
Die Datenspeicherung erfolgt bei ChatBot4You in einem deutschen Rechenzentrum. Sämtliche Kommunikationsinhalte und Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen. Die Büroräume sind zudem mit einer biometrischen Zutrittskonrolle gesichert. Der Zutritt ist nur Mitarbeitern während der Bürozeiten erlaubt. Besucher werden grundsätzlich begleitet. Alle Zugangsgeräte sind passwortgeschützt.
Dies stellt keine Rechtsberatung dar, sondern soll nur einen kleinen Einblick in den Datenschutz (DSGVO) im Umgang mit ChatBots geben. Es wird auch keine Gewährleistung auf Vollständigkeit und Richtigkeit übernommen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Anwalt und Datenschutzbeauftragten.
